היית רוצה עוד זמן?

מאת: פורטל אלטרנטיבלי, ענבל מבס
טיפים לניהול זמן נכון ואפקטיבי?

ניהול זמן נכון וגם אפקטיבי הוא חשוב לכל אחד ואחת. אחת התלונות השכיחות בקרב אנשים בכלל ובפרט אצל אנשי עסקים: אין לי מספיק זמן, אני לא מספיק, אם רק היו לי עוד 2/4/6/8 שעות ביממה…

האמת – אם היו לנו עוד שעות ביממה, סביר שלא היינו מספיקים יותר, אולי היינו מספיקים אפילו עוד פחות…

עובדה מעניינת – ככל שאנחנו עסוקים יותר, כך אנחנו מספיקים יותר, ככל שאנחנו מספיקים פחות – כך אנחנו מספיקים פחות. למה זה? ניהול זמן!

טכניקה יעילה לניהול זמן:
תכנון שבועי על פי דחיפות וחשיבות משימות  
דמיינו לעצמכם כי כל משימות החיים יושבות על אותה מערכת צירים. הציר האנכי הינו ציר החשיבות ומגדיר האם המשימה חשובה (עבורי) או לא, והציר האופקי מגדיר האם משימה דחופה או לא.
1. הכינו רשימה מפורטת של כל המשימות/ פעילויות/ מטלות שלכם
2. עבור כל אחת מהן הגדירו האם היא דחופה או לא והאם היא חשובה (לכם) או לא
3. התחילו לבנות את התוכנית השבועית 

 – שבצו תחילה מטלות/ משימות קבועות שלא ניתנות לשינוי (הסעת הילדים לגן בבוקר, ישיבה קבועה בעבודה, קבלת קהל אצל ספקים…) 
 – שבצו משימות דחופות וחשובות 
 – שבצו 2-3 מטלות חשובות ולא דחופות (את הנותרות העבירו לשבועות הבאים)
 – שבצו/ הקצו זמן למשימות לא דחופות ולא חשובות 
 – הזמן שנותר מיועד ל- דחוף לא חשוב

טיפים נוספים לניהול זמן יעיל :
 * מקבצי משימות – קבצו משימות דומות לאותו זמן. משימות רבות דורשות תנאים מסוימים (מחשבתיים/ פיזיים לוקח זמן להיכנס לאווירה/ להכין/ להתכונן/ לסדר), רכזו משימות בעלות אופי דומה לעשייה מרוכזת.
* מזעור משימות יומי, הגדירו מספר משימות יומי נמוך וריאלי שתוכלו לעמוד בו
 * פריטה לתתי משימות – כמה שהמשימה תהיה יותר ברורה ופשוטה – כך יגדל הסיכוי שתעשו אותה.
 * התמקדות במשימה אחת בכל פעם – סיימו משימה אחת ורק אז עברו לשנייה. על תתפתו לעבוד על מספר משימות במקביל – נותן תחושה של עשייה אך הרבה פעמים מפריע ליעילות ולסיום המשימות
* לעובדים מהבית – הגדרת זמן "סידור וניקיון" קבוע ומוגדר
* סגירת מסיחים בזמן העבודה, בזמן העבודה סגרו פייסבוק, הודעות קופצות של מיילים, התרעות סמסים וכו'
 * עבודה באזור חסר גירויים/ לא באזור הנוחות
* בתכנון הזמן חשוב לקחת בחשבון זמני נסיעות, פקקים, תורים וכו'
תכנון זמן לוקח הרבה זמן ומתיש בפעמים הראשונות – אבל שווה את המאמץ!!

בהצלחה!!

ליצירת קשר ופרטים נוספים על ענבל מבס