איך להתנהל נכון עם ביטולי טיפולים ושינויי זמנים מבלי לאבד לקוחות

כולנו נתקלים בבעיה של ביטולי טיפולים / דחיית טיפולים. איך מתמודדים עם תופעה זו בצורה נכונה? כל הדרכים במאמר

להבין את המורכבות

אחד האתגרים הכי גדולים בניהול קליניקה קטנה הוא לשמור על גמישות מול המטופלים, ועדיין להגן על הזמן וההכנסה שלנו.
ביטולים ושינויי זמנים קורים, וזה חלק טבעי מהחיים. כולנו יודעים שלא כל תהליך טיפולי (במיוחד בטיפולים רגשיים ובטיפולי מגע) עובר חלק – יש עליות וירידות, יש ימים של עומס רגשי, לפעמים גם מחלות פתאומיות.
ובכל זאת, ברוב המקרים — דווקא ההמשכיות ועקביות הם קריטיים להצלחה של התהליך.
כשמטופל מפספס מפגש, זה לא רק זמן העבודה שלכם שהולך לאיבוד, אלא גם פוגע ברצף של הטיפול ובתוצאות שהוא יוכל להשיג.

יתרון גדול של קליניקות פרטיות הוא הגמישות — האפשרות להכיל, להקשיב, ולהתאים את עצמנו לצרכים האמיתיים של המטופלים. זה משהו שמרפאות גדולות לא יודעות להציע. לחצו למאמר חובה למטפלים: איך לקוחות בוחרים מטפל?
אבל דווקא בגלל זה, חשוב למצוא איזון: להיות מכילים — אבל לא להיפגע מזה כלכלית או רגשית.

לבנות ציפייה חיובית לקראת כל טיפול

דרך פשוטה להפחית ביטולים היא לחזק את הקשר והמחויבות של המטופלים.
שליחת הודעה אישית יום-יומיים לפני טיפול עושה הבדל עצום.
לא הודעה טכנית — אלא משהו חם ואישי, למשל:

"מחכה לראות אותך מחר. אני מאמין.נה שהמפגש הקרוב ייתן לנו הזדמנות להתקדם עוד צעד חשוב בתהליך."

– 💡 בהמשך המאמר הכנו לכם עוד מספר דוגמאות להודעות מצויינות שתוכלו להשתמש בהן

ההודעות האלה עוזרות למטופל להרגיש שמחכים לו, שהמפגש חשוב. זה יוצר מחויבות רגשית ומשפר את הסיכוי שהוא יגיע כמו שתוכנן.

להציג כלים דיגיטליים פשוטים שיעזרו

כרטיס ביקור דיגיטלי הוא עוד כלי קטן עם השפעה גדולה.
כשמטופל שומר את הפרטים שלכם בצורה מסודרת, נוחה ונגישה — קל לו יותר ליצור קשר, לתאם, לשנות או להתעדכן.
אפשר גם להגדיר שהכרטיס יישלח אוטומטית למי ששולח הודעת ווטסאפ / הודעת SMS או מתקשר. זה הופך את התקשורת לזורמת ולא מחייבת מצידכם הרבה התעסקות. יש לך כבר כרטיס ביקור דיגיטלי? אם לא, לחץ/לחצי כאן

ליצור תיאום ציפיות בעדינות

אם אתם שמים לב לדפוס חוזר של ביטול / דחייה של טיפלים או מפגשים אצל מטופל ספציפי, הדבר עלול להצביע על בעיה "במקום אחר"… יכול להיות שהם החליטו שלא מתאים להם יותר… יכול להיות שהם חווים משהו ובהחלט יכול להיות שפשוט הביטול / דחייה היא אמיתית וכנה. חשוב לזכור שחלק לא מבוטל מהבעיה של המטופלים היא "דחיינות". ההמלצה: גם במקרים אלה אין צורך במדיניות קשוחה כמו בחברות גדולות, אבל כן אפשר (וחובה) להסביר ברכות:

"כדי שאני אוכל לשמור עבורך מקום קבוע, אני ישמח להודעה מוקדמת במקרה הצורך. רצוי להודיע לפחות 24 שעות מראש על ביטול או שינוי."

כך המטופל מבין שיש משמעות לזמן שלכם, בלי להרגיש שאתם נוקשים או עסקיים מדי. הסבר נעים ומכבד יגרום למטופלים להעריך אתכם יותר.

מסקנות שגויות…
לפעמים כשיש ביטולים מרובים, עולה המחשבה: "אולי פשוט נפרסם בגוגל או בפייסבוק ונביא עוד מטופלים."
אבל כדאי לעצור רגע ולחשוב.
פרסום ממומן דורש הרבה כסף, ידע והתעסקות.
קמפיינים דורשים אופטימיזציה יומיומית, יש עמלות על קליקים שלא תמיד מביאים תוצאות, ולרוב לוקח זמן רב עד שרואים החזר אמיתי על ההשקעה — אם בכלל.
למטפל עצמאי עדיף לפעול חכם: להתמקד בשיווק "מפה לאוזן", לבנות מערכת יחסים אישית עם המטופלים הקיימים, ולהשתמש בכלים פשוטים שמחזקים את התקשורת והאמון. הכנו לכם מאמר מיוחד ומקיף בנושא. לחצו למאמר

הרשמו לאינדקסים מובילים למטפלים כמו "אלטרנטיבלי", "אתר המטפלים" ואתרי אגודות (לפי רלוונטיות) – אלה מקורות יעילים ביותר להביא לקוחות חדשים והם אפקטיביים לטווח בינוני -ארוך!

✅ דוגמאות להודעות לפני טיפול:
דוגמא 1: "היי XXXXX, מחר אנחנו נפגשות – איזה כיף הולך להיות"
דוגמא 2: "היי [שם המטופל],
רציתי להזכיר לך שהטיפול שלנו מחר ב-[שעה]. אני מצפה לפגוש אותך ולעזור לך להרגיש טוב יותר. אני כאן כדי לתמוך בך בתהליך ולתת לך את כל הכלים שתצטרך/תצטרכי. נתראה מחר!"
דוגמא 3: "היי [שם המטופל],
הטיפול שלנו מחר ב-[שעה], ואני בטוח/ה שנעשה צעד נוסף בדרך להרגשה טובה יותר ולרוגע. כל טיפול הוא צעד קדימה בתהליך, ואני כאן כדי לעזור לך להתקדם. אני מחכה לפגוש אותך מחר!"
דוגמא 4: "היי [שם המטופל],
הטיפול שלנו מחר ב-[שעה], ואני ממש מתרגש/ת לשמוע על ההתקדמות שקרתה. אני כאן כדי לעזור לך להרגיש טוב יותר ולהתמקד במה שחשוב לך. זה הזמן שלך, ואני בטוח/ה שזו תהיה חוויה מועילה. נתראה מחר!"
✅ צרו אווירה נעימה – מוזיקה מרגיעה, ניחוחות נעימים וקליניקה מסודרת עושים הבדל עצום.
✅ מעקב אחרי טיפול – הודעה קצרה יום אחרי הטיפול תשדר אכפתיות ותעודד חזרה לטיפולים נוספים.

💡 שדרוג חכם: לאחר הטיפול תשלחו למטופלים לינק לעמוד ההמלצות שלכם באתר או באינדקס מטפלים מקצועי, כדי שיכתבו חוות דעת שתגביר את האמון של לקוחות חדשים.
תראו איך זה נראה בדוגמאות כאן: לינוי ענבר / שרונה סופר / אביטל מנדל

תחשבו על כך שכל מטופל.ת מחפש עליכם מידע במנועי חיפוש לפני שהוא מגיע אליכם לטיפול/יעוץ וכאשר הם קוראים עליכם את ההמלצות, זה עוזר להם לקבל החלטה לפנות אליכם ולא למטפל.ת אחרים.

💡 רוצים לקבל יותר פניות? באינדקס מטפלים תוכלו לקבל אזור אישי שלם עם פרופיל מקצועי שלם, תמונות מהקליניקה, תעודות מקצועיות, המלצות, סרטון תדמית וקישור ישיר לוואטסאפ שלכם!

הצטרפות לאינדקס המטפלים של אלטרנטיבלי הצטרפות לאתר המטפלים

💜 רוצים לקבל יותר מטופלים?
הרשמו לאינדקסים מובילים למטפלים כמו "אלטרנטיבלי", "אתר המטפלים" ואתרי אגודות (לפי רלוונטיות) – אלה מקורות יעילים ביותר להביא לקוחות חדשים והם אפקטיביים לטווח בינוני -ארוך!

בהצלחה!
מאמרים וטיפים נוספים למטפלים:
📌 בניית נוכחות דיגיטלית נכונה למטפלים – השלמה הכרחית לשיווק מפה לאוזן
📌 כרטיס ביקור דיגיטלי: הכלי המודרני לשיווק מטפלים
📌 שיווק מפה לאוזן – איך עושים את זה נכון בעולם הדיגיטלי?
לכל המאמרים

לבניית כרטיס ביקור דיגיטלי למטפלים לחץ/לחצי הצטרפות לאינדקס המטפלים של אלטרנטיבלי הצטרפות לאתר המטפלים

הצטרפו למגזין המטפלים (בחינם) וקבלו:
≡ כלים שיווקיים וטיפים לקידום הקליניקה.
≡ חיבורים ושיתופי פעולה עם מטפלים נוספים.
≡ שיתוף סיפורי הצלחה.
≡ קהילה תומכת והזדמנויות עסקיות.
≡ בונוסים והטבות שיחסכו לכם כסף ועוד… מלאו פרטים להצטרפות 👇